Postoji dosta besplatnih Internet alata koji vam mogu pomoći da vodite svoj tim preko Interneta, a ja ću pokriti nekoliko, između kojih možete izabrati koji vam odgovaraju. Dobro je znati da ovo nisu alati koje ima smisla koristiti samo ako vam zaposleni rade od kuće, već vam mogu mnogo olakšati uvid u rad zaposlenih i poboljšati vašu organizaciju i ako ih koristite dok vaši zaposleni rade iz iste kancelarije iz koje i vi.
Alati za video komunikaciju
1) Zoom https://zoom.us/ent?zcid=3172
Besplatni pozivi 1 na 1 sa neograničenim trajanjem, i konferencijski pozivi do 100 ljudi u trajanju do 40 minuta. Ali ne brinite, kada se završi konferencijski poziv od 40 minuta, samo se vratite na prethodni link poziva i počnete poziv ispočetka. Koristim ga svakodnevno. Ako mogu programerske firme da koriste za svakodnevni rad, valjaće i vama. Po mom iskustvu, konferencijski video pozivi u Zoom-u rade najbolje od svih drugih alata koje ću navesti u listi.
2) Skype https://www.skype.com/en/
Opšte poznata aplikacija za video pozive i dopisivanje, preporučujem za dnevnu komunikaciju. Koristim je svakodnevno, uglavnom za dopisivanje. Mogu se praviti grupe i tako segmentirati zaposlene po struci.
3) Hangouts https://chrome.google.com/webstore/detail/google-hangouts/nckgahadagoaajjgafhacjanaoiihapd?hl=sr
Guglova aplikacija, dobra jer vam ne treba nikakva dodatna aplikacija, sve što vam je bilo potrebno je Gmail nalog i spremni ste za video pozive i pokazivanje vaših ekrana.
4) Slack https://slack.com/intl/en-rs/
Aplikacija koja se sve više koristi za dnevnu komunikaciju, a ima i video pozive. Deljenje ekrana nije moguće u besplatnoj verziji, ali je odlično za brze pozive 1 na 1. Možete takođe da napravite više kanala za dopisivanje u Slacku, i time segmentirate vaš tim da ne prima svako poruke koje ih se ne tiču.
Primer: kanal #marketing, gde biste stavili samo dvoje iz marketing tima i u tom kanalu razgovarali samo o poslovima u vezi sa marketingom, kanal #administracija gde bi se vodila komunikacija sa zaposlenima koji vam vode administraciju, kanal #prodaja gde bi vodili razgovore svi koji rade u prodaji, itd. Takođe, predlažem kanal #razno gde biste dodali sve i mogli da šaljete razne neke vesti i linkove koji nemaju veze sa poslom. Pošto sada radite od kuće i nemoguće je šaliti se u kancelariji bilo kada u toku radnog vremena, morate dati svojim zaposlenima mesto gde će i to raditi, i održavati duh. Svi ostali primeri kanala na Slacku koje možete napraviti zavise od vas, da li su to #dobrevesti , #vazno , itd.
Savet za biranje
Savetujem da koristite samo jedan alat za video i konferencijske pozive (1 na 1 i timski sastanci), i samo jedan alat za dopisivanje, da ne biste upali u zamku da imate 5 kanala komunikacije i da se neke informacije izgube jer vaš tim ne može da prati gde treba da gleda poruke. Ako bih ja mogao da biram, to bi bili Zoom za video pozive i Skype/Slack za dopisivanje. Sve se instalira i podešava jednostavno, nema potrebe to neko da vam objašnjava.
5) Email
Email je najbolja stvar za zvaničnu komunikaciju. Kada želite da iskomunicirate nešto sa svojim zaposlenima a da ima neku celinu koja bi mogla stati u jedan mejl, a koja je toliko bitna da biste je izdvojili od stalne komunikacije preko dopisivanja, sastavite email i pošaljite. Na taj način, zaposleni će uvek znati da kada im stigne email, nešto je bitno u pitanju. Što se tiče toga koji email izabrati, uvek izaberite Gmail. Dobijete pristup hrpa drugih besplatnih Google alata koji vam mogu olakšati poslovanje, a neke od njih ću spomenuti i kasnije.
Alati za upravljanje zadacima
1) Trello https://trello.com/
Trello je najjednostavniji alat za upravljanje zadacima i koristim ga često, ne samo kada radim nešto, već i za organizovanje bilo kog posla koji zahteva planiranje i određeni nivo evidencije.
U Trello-u se sve svodi na table (board) i timove. Kreirate na primer Marketing tim, Sales tim, i kada kreirate Board-ove, dodeljujete im timove. Tako, svako prati svoj Board, i svaki deo poslovanja firme se vodi odvojeno.
U gornjem desnom uglu, na plus kreirate timove i table. U gornjem levom je meni za dodatne Trello-ve aplikacije koje se naplaćuju. Jedna od njih je mnogo kompleksnija aplikacija za upravljanje zadacima koja se zove Jira. Confluence je alat za vođenje dokumentacije, i Jira Service Desk za vođenje korisničke podrške.
Kada napravite neki Board, odvešće vas na stranu Board-a, gde se dodaju kolone, članovi, opis, itd.
Na ovoj slici, pod brojem jedan, možete dodati vaše zaposlene po email adresama. Primetićete da dva dugmeta levo stoji “Personal“, što znači da ovaj Board nije deo nijednog tima. Dodat je samo jedan korisnik. Kada kliknete “Personal“, možete dodati tim koji ste prethodno kreirali od vaših zaposlenih.
Pod brojem dva vidite sve aktivnosti u tom Board-u.
Pod brojem tri je najvažnija stavka Board-a, a to je dodavanje kolona. Većina mojih Boardova ima “To do (Uraditi)”, “Doing (Radim)” i “Done (Urađeno)” kolone. Kartice unutar tih kolona su zadaci. Kada otvorite neki zadatak, otvori vam se dijalog sa svim detaljima i opcijama za izmene:
Možete da menjate naslov, opis, da dodelite zadatak nekom članu tima, da dodate label (oznaku – crvena, narandžasta, crvena, plava – vi sami odredite koja boja određuje koji nivo prioriteta), due date (rok završetka), da dodajete attachmente. Možete da pomerite karticu (zadatak) iz jednog Board-a u drugi, kopirate, napravite kao šablon, arhivirate.
Prilično jednostavan alat, i vrlo efikasan za potrebe brzog kreiranja, dodeljivanja i praćenja zadataka.
2) ActiveCollab https://activecollab.com/
Alat koji je napravljen u Novom Sadu, a jedan od najboljih u svetu. Mnogo kompleksniji i bogatiji od Trello-a, sa fantastičnom ponudom od besplatnih prvih 90 dana, baš zbog Korona virusa, da bi pomogli preduzećima u radu od kuće. Svaka čast na akciji.
3) Clubhouse https://clubhouse.io/
Alat sličan ActiveCollab-u, potpuno besplatan za do 10 korisnika po organizaciji. Koristio sam ga u par navrata, radi odlično i ima dosta opcija, može se reći da je fantastična alternativa za Trello, korisnički doživljaj je mnogo lepši i ima mnogo više opcija. Ko zna da će imati potrebu za više opcija od onoga što Trello nudi i bavi se nekom vrstom proizvodnje, preporučujem da istraži metodologiju razvoja proizvoda Scrum i krene sa ovim alatom. Kreirate svoju organizaciju, i odmah vam ponudi vodič kroz aplikaciju.
Dodatni alati
Google documents (već ste ga dobili uz Gmail nalog)
Besplatan i najjednostavniji alat za vođenje dokumentacije. Svaka izmena se vidi u realnom vremenu i odličan je način za kolaboraciju i u toku i van video sastanaka. Postoji set šablona dokumenata prema kojima možete praviti svoje, smeštati ih u posebne foldere i mnogo drugih opcija.
Već radite od kuće? Ostavite komentar i pomognite drugima koji su tek sada prebacili svoje poslovanje na rad od kuće ali se još ne snalaze ili još uvek nisu jer misle da ne mogu.